Im Herbst 2021 hat die Stadt Rauschenberg ihre Digitalisierungsstrategie vorgestellt. Was hat sich in den letzten drei Jahren getan?

In Rauschenberg können Bürgerinnen und Bürger inzwischen auf viele Dienstleistungen online zugreifen, z.B. Meldebescheinigungen, Geburts- und Eheurkunden beantragen, eine Eheschließung voranmelden, die Verbrennung von Gartenabfällen mitteilen, einen Hund anmelden, einen Termin beim Bürgerbüro oder Standesamt vereinbaren, Sperrmüllabfuhr beantragen, Abfallbehälter bestellen oder Brennholz kaufen und bezahlen.

Auch „hinter den Kulissen“ der Verwaltung - in der Sachbearbeitung – ist die Digitalisierung weit fortgeschritten und hat bereits zu einer weitgehend papierarmen Verwaltung mit wenig Medienbrüchen geführt. Die dazu notwendigen IT-Lösungen wurden in den vergangenen Jahren – ungeachtet der Belastungen in der Corona-Zeit – in mehreren erfolgreichen Projekten, teilweise sogar parallel, eingeführt und geschult. Ein erheblicher Teil der Projektkosten wurde über Förderprogramme des Hessischen Ministeriums für Digitale Strategie und Entwicklung finanziert. Aktuell zählt Rauschenberg beim Thema Digitalisierung nach Aussage Dritter – u.a. aus dem Hessischen Digitalisierungsministerium – unter den kleineren Kommunen in Hessen zur Spitzengruppe. Folgende zusätzliche IT-Lösungen zur Digitalisierung sind bei der Stadt Rauschenberg im Einsatz oder befinden sich in der Einführungsphase:

• eAkte – elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung, revisionssichere Ablage auf Basis eines elektronischen Aktenplans in den Sachgebieten und Fachanwendungen in Bürgerbüro, Steueramt, Buchhaltung, Stadtkasse, Standesamt, Ordnungsamt, Bauamt, Öffentlichkeitsarbeit, IT.
• Zusätzlich Signatur-Tablets im Meldeamt – digitalisierte Unterschriften der Bürgerinnen und Bürger werden rechtssicher direkt in das elektronische Fachverfahren übernommen.
• Online-Services (OZG): Die aktuell vom Dienstleister ekom21 verfügbaren Online-Antragsservices zu den Dienstleistungen der Kommune stehen über die Homepage zur Verfügung (Meldeamt, Standesamt, Steueramt, Ordnungsamt, etc.), daraus entstehende Vorgänge werden in der eAkte abgelegt.
• Online-Terminvergabe für Bürgerbüro und Standesamt (kürzlich eingeführt, wird bereits sehr gut genutzt).
• ePayment – In gebührenpflichtigen Online-Services und Online-Shop integriert mit den Zahlungsverfahren PayPal, Kreditkarte und Giropay. Integration des ePayment mit dem nachgelagerten Finanzsystem der Stadt: Zahlungen laufen automatisch in das Finanzsystem mit Zuordnung der Kostenstellen und Sachkonten und müssen nicht mehr angefasst werden.
• Städtischer Onlineshop mit ePayment – in Eigenleistung an die spezifischen Anforderungen der Stadt angepasst für Holzverkauf, Antrag Sperrmüllabfuhr, Bestellung Müllbehälter.
• Elektronische Rechnungsbearbeitung (Rechnungsworkflow) Digitale Sachbearbeitung / Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf die Kostenstellen und Zahlungsfreigabe
• Inventarisierungs-Anwendung – Erfassung aller Inventargüter mit Barcode – mobil über Notebook – Übertragung der Daten in das Inventarisierungsprogramm und die Anlagenbuchhaltung.
• Elektronische Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung Zeiterfassung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Buchungsterminals und auch über eine Buchungs-App auf dem Smartphone, Buchungsdaten werden automatisch in das Personalprogramm übernommen. Betriebsdatenerfassung (Bauhof) über Barcodes und Pocket-Scanner.
• Kita App – zur sicheren datenschutzkonformen Kommunikation mit den Eltern der Kindergartenkinder - steht vor der Einführung – Förderantrag dazu ist bereits bewilligt.
• Feuerwehr-Intranet – in diesem Jahr auf Wunsch der Feuerwehr eingeführt und im Echtbetrieb (sicherer Dokumentenaustausch und -ablage, Lehrgangsinformationen, etc.).
• Friedhofsanwendung, digitale Verwaltung der fünf Friedhöfe, wird gerade eingeführt.
• Homepage – Komplette Neuentwicklung der Homepage mit modernen Standards, u.a. Belegungspläne der Bürgerhäuser.
• Homeoffice – Homeoffice-Arbeitsplätze sind möglich und werden bereits genutzt – Anbindung an das Netzwerk der Stadt und Zugriff auf Daten und Fachanwendungen über sichere VPN-Verbindung.
• Bauhof und Wasserversorgung – Anbindung von Bauhof und Wasserversorgung an das städtische Netzwerk über VPN-Verbindung, aktuell in der Umsetzung
• Familien- und Beratungszentrum / Jugendpflege – Anbindung des neu erworbenen Gebäudes Schloßstr. 3 (ehem. Sparkassengebäude) an das Netzwerk im Rathaus per Datenkabel aktuell in der Umsetzung, Kabel bereits verlegt.
• Ausnahme: Social Media, z.B. Facebook: Kommunen dürfen in Hessen rechtssicher keine Social Media-Auftritte betreiben. Die Hessische Aufsichtsbehörde / Datenschutzbeauftragter weist z.B. daraufhin: Öffentliche Stellen in Hessen dürfen keine neuen Facebook-Seiten erstellen. Dies hat ein datenschutzrechtliches Gutachten ergeben, das unsere externen Datenschutzberater (Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen) in unserem Auftrag erstellt haben. Daher betreibt die Stadt auch keine Social Media Auftritte.
• WLAN: Sämtliche Bürgerhäuser, die Rauschenberger Stadtbücherei, das Stadtmuseum und das Dorfmuseum Schwabendorf sind mit WLAN ausgestattet. Hinzu kommt der WLAN-Hotspot am Marktplatz in der Kernstadt sowie ab Frühjahr 2025 wieder das Freibad.

Die materiellen und immateriellen Investitionen in die Digitalisierung haben für die Bürgerinnen und Bürger einen komfortableren Zugang zu wichtigen städtischen Dienstleistungen ermöglicht. Gleichzeitig ist es gelungen, viele Geschäftsprozesse in der Verwaltung effizienter zu gestalten, was angesichts der beständig zunehmenden Aufgaben der Kommune gar nicht überschätzt werden kann. Allerdings ist bis zu einer vollständig digitalisierten Verwaltung grundsätzlich für die Kommunen noch ein weiter Weg zurückzulegen. Dies betrifft vor allem auch organisationsübergreifende Prozesse deren vollständige Digitalisierung heute zum Teil noch auf rechtliche oder technologische Barrieren trifft, auf die eine Kommune keinen Einfluss hat. Auch die Finanzausstattung vieler Kommunen spielt eine Rolle. Aufgrund des heutigen Digitalisierungsstandes und der vorhandenen Erfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung darf Rauschenberg aber zuversichtlich sein, im Interesse der Bürgerinnen und Bürger auch mit den künftigen Entwicklungen Schritt zu halten.